Аренда офисного помещения ― одна из основных статей расходов бизнесмена. Для начинающих предпринимателей она может быть критически дорогой, поэтому к выбору «второго дома», как по праву можно назвать офис, стоит подходить максимально вдумчиво. И в первую очередь стоит подумать: а действительно ли вам необходим офис?

Ведь он имеет и ряд минусов: высокие постоянные издержки, в крупных городах — большие потери времени на дорогу до него, демотивация квалифицированного и творческого персонала: офис формирует ощущение рутины, скуки, принудиловки. Может, вы находитесь в плену устаревших ассоциаций, представляющих серьезных бизнесменов исключительно в интерьере дорогих кабинетов? Мир давно поменялся, и возможно, ваш бизнес может обойтись без офиса. Посмотрим, в каких случаях это актуально.



Кому без офиса жить хорошо

К областям деятельности, которые можно эффективно вести на дому, относятся почти все творческие и интеллектуальные сферы ― дизайн, программирование, репетиторство, рукоделие, научная работа и т.п. Если вы просто не задумывались, может ли ваше собственное дело развиваться вне офиса, попробуйте сделать это прямо сейчас.

Для начала ответим на вопрос: зачем вообще нужен офис? Вот некоторые из его функций:
- Рабочие места для руководителей и сотрудников
- Место, способ и средство коммуникации персонала
- Способ контроля работы персонала
- Представительские функции
- Место официальной регистрации компании (юридический адрес)

Теперь посмотрим, в каких случаях эти функции офиса можно реализовать без него. Рабочие места для руководителей и сотрудников не нужны многим мелким компаниям, малочисленный персонал которых может принимать и обрабатывать заказы на дому, интернет-проектам, структурам MLM (сетевой маркетинг). Но и в крупной компании можно выделить категории персонала, которые могут отсутствовать в офисе хотя бы часть рабочего времени. Например, работающие на выездах агенты, консультанты, тренеры.


Место, способ и средство коммуникации персонала ― действительно важнейшая функция офиса. Полностью личных встреч не избежать, однако существенно снизить их число реально: на помощь приходят такие технические средства как телефоны, ICQ, Skype (аудио-видео связь через Интернет), защищенная корпоративная сеть (VPN) и т.д. Они позволяют всему коллективу быть в контакте независимо от физического местоположения.


Эффективную систему дистанционного контроля за работой персонала вполне можно наладить, создав мотивацию, нацеливающую сотрудника на результат, наладив систему регулярной отчетности, а также задействовав все вышеописанные средства связи.


С точки зрения представительских функций офис важен как место, где вы встречаете своих клиентов и партнеров. Здесь все зависит от деятельности компании, однако во многих случаях встречи на территории клиента или в ресторанах и кафе проходят не менее эффективно. А вот с юридической точки зрения без офиса сложнее: место официальной регистрации компании важно. Нередко налоговая инспекция блокирует расчетный счет компании за несовпадение физического и юридического адресов. Так что если вы не индивидуальный предприниматель, в этом отношении без офиса сложно. Однако и здесь не стоит идти на поводу традиционных ограничений: сегодня рынок предлагает компромисс между привычным офисом и экономными вариантами офисного помещения.



Бывает и так

Об альтернативных вариантах офиса мы будет говорить подробнее в отдельных публикациях, пока же стоит просто взять на заметку, какие возможности существуют.


Виртуальный офис. Так называют комплекс офисных услуг коллективного пользования, которые включают служебный адрес организации для получения корреспонденции, услуги пересылки почты, виртуальный телефонный номер, приём факса. Дополнительно часто предоставляются обслуживание входящих звонков, услуги секретаря, веб-хостинг и аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч. «Виртуальный офис» также является общим термином для описания среды, которая позволяет команде сотрудников эффективно вести бизнес, используя исключительно коммуникационные возможности интернета.


Офис напрокат. Появляются компании, предоставляющие и такую услугу: помещение, оргтехника, персонал, офисные услуги ― в выбранном офисном помещении в оговоренное время вы будете чувствовать себя, как в собственном рабочем кабинете. Временно использовать офис удобно для представительских целей, с его помощью также можно решить вопрос юридического адреса компании.


Бизнес-инкубатор. Главная идея и основная задача бизнес-инкубатора, которых становится все больше, ― дать возможность людям, не имеющим стартового капитала, начать свое дело. В том числе, и предоставив нежилое помещение на льготных условиях. Проблема в том, что далеко не каждую компанию примут в бизнес-инкубатор: как правило, этой возможностью могут воспользоваться молодые компании, работающие в высокотехнологичной сфере.


Федеральные и муниципальные программы. Прежде чем платить бешеные деньги за аренду, стоит поинтересоваться, не действуют ли в вашем городе какие-либо программы, поддерживающие малый бизнес. Возможно, вы можете претендовать на льготы по аренде в рамках таких проектов.



Придирайтесь и не торопитесь!

Если же альтернативные варианты вам не подходят, арендуйте традиционный офис. При этом лучше не спешить, быть разборчивым. Существует немало подводных камней, весьма неожиданных для неопытного съемщика, и снять офис в суете ― значит что-то не предусмотреть, о чем-то забыть. Базовая рекомендация такова: консультируйтесь у юриста и вне зависимости от ваших потребностей и требований к будущему офису, максимально изучите рынок коммерческой недвижимости, прежде чем вступать в договорные отношения с арендодателями или собственниками объектов нежилого фонда. Соберите как можно больше информации о предлагаемом офисном помещении, о районе, в котором оно находится, о его владельце (арендодателе). При изучении потенциального варианта спрашивайте о телефонных линиях, о доступе к интернету, охране, уборке помещений и прилегающих территорий и т.д. Запросите кредитное бюро на предмет негативной финансовой информации об арендодателе ― так вы обезопасите себя от платы денег за аренду завтрашнему банкроту.


Обращаться ли в агентства недвижимости? Если в своем опыте в вопросах аренды вы не уверены, помощь риэлтеров будет полезной. Вопрос в том, чтобы не столкнуться с недобросовестными агентами. При выборе агентства обращайте внимание на профиль деятельности (лучше, если оно специализируется на коммерческой недвижимости, а не занимается всем понемногу), на возраст компании. Хорошо, если вам удастся найти клиентов, которые ранее пользовались услугами этого агентства, и выслушать их отзывы. Следует также изучить информацию об агентстве в сети интернет, почитать отзывы и рекомендации на специализированных форумах.


При оценке помещения не следуйте слепо за предложением арендодателя. Помните, что на цену влияют много факторов, и некоторые из них могут оказаться в вашу пользу ― укажите на это арендодателю. Учитывайте как можно больше критериев: место расположения помещения, его готовность для заселения, ремонт, состояние административного здания, в котором расположен офис, этаж, наличие коммуникационных сетей, наличие охраны, парковки.


Особое внимание нужно уделять договору аренды офиса ― это необходимый и важнейший этап сделки. Он будет играть приоритетную роль в случае, если разногласия между арендатором и арендодателем придется решать в судебных инстанциях. В результате невнимательного изучения договора аренды, арендатор может, к примеру, не иметь доступа к части арендованных им площадей, либо ему придется согласовывать с арендодателем каждое, даже самое незначительное, свое действие. Низкая цена аренды офиса может обернуться тем, что в нее не включена стоимость охраны, проведения коммуникаций, парковка и пр. Кроме того, всегда существует риск взять офис в аренду у фиктивной фирмы или подставного лица.


После того, как договор аренды подписан, вам необходимо зарегистрировать его в исполнительных органах местной власти. Однако краткосрочный (на срок до 1 года) прямой договор аренды офиса (между собственником нежилого помещения и клиентом) не требует обязательной государственной регистрации, расходы по нему относятся клиентом в затратные счета и входят в себестоимость (разумеется, речь идет о суммах, проходящих по официальному договору аренды офиса).

Будьте внимательны при заключении договора субаренды нежилого помещения ― в этом случает необходимо документально зафиксировать согласие собственника помещения. При этом в договоре на краткий срок (до 1 года), в случае, если хозяином (собственником) помещения, сдаваемого в поднаём, является любое юридическое или физическое лицо, кроме Госкомимущества, достаточно визы собственника с подписью и печатью в правом верхнем углу договора: «НЕ ВОЗРАЖАЮ», «РАЗРЕШАЮ» , или «СОГЛАСОВАНО». Договоры на аренду (субаренду) помещений, принадлежащих Госкомимущества или являющихся объектами федеральной собственности, вне зависимости от срока договора подлежат обязательной государственной регистрации. Также обязательно нужно регистрировать в соответствующих инстанциях все долгосрочные (от 1 года и более сроком) договора аренды вне зависимости от формы собственности на объект. Помните, что договор субаренды, оформленный без получения отметки согласования с собственником при краткосрочном договоре, или оформленный без соответствующей госрегистрации договора субаренды на длительный срок, является недействительным и может рассматриваться только как договор о совместной деятельности. Расходы по оплате счетов по такому договору не могут быть зачислены на затратные счета и отнесены на себестоимость, по такому договору нельзя получить лицензию, оформить рекламную вывеску и т.д. Чтобы избежать ошибок и неточностей при заключении договора, не полагайтесь на бланки типового договора аренды нежилого помещения, которые вы в изобилии найдете в интернете. Типовой бланк ― основа, но максимальную уверенность в правильности ваших действий даст обращение за содействием к юристу, осуществляющему деятельность в сфере недвижимости.

source: http://smallbusiness.ru/start/biz_start/128/